Componentes de los GDSS

Según DeSanctis y Gallupe, los componentes de los GDSS son: Hardware, Software, Recursos Humanos y Procedimientos. Al unir los componentes de un GDSS es posible realizar el proceso de toma de decisiones.

HARDWARE

Para trabajar con un GDSS es necesario contar con requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas:

- Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle datos de entrada al sistema y producir una salida. Por ejemplo, como dispositivo de entrada puede usarse el teclado o el Mouse y como dispositivo de salida el monitor de una computadora.

- Un procesador para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a los tomadores de decisiones. Por lo general, este procesador es una computadora que se encarga de realizar esta tarea.

- Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el procesador, lo cual permite la comunicación interactiva entre los miembros del grupo. Por ejemplo una red local (LAN) que conecte la computadora o servidor encargado del proceso con las demás terminales que se utilizan para permitir la entrada y salida de información.

- Una pantalla o monitores individuales para apreciar las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados.

GDSS más complejos pueden tener terminales o computadoras personales para cada persona, varios procesadores centrales, equipos de comunicación de larga distancia y pantallas grandes.

SOFTWARE

Además del equipo necesario para operar un GDSS se requiere el software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en grupo. Los componentes del software de un GDSS son:

- Una base de datos que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y permita la consulta y búsqueda de temas específicos. Por ejemplo: Si se requiere tomar una decisión sobre publicidad de un producto, debe contarse con la información sobre ventas anteriores y costos de los diferentes medios publicitarios, entre otras cosas, para tener la capacidad de tomar una decisión correcta.

- Una base de modelos, de cual se puede elegir diferentes alternativas para tomar una decisión. Por ejemplo: un modelo que permita proyectar las ventas del producto si se supone diferentes mezclas de alternativas, promoción, publicidad o precio. Estos modelos pueden incluir, entre otros modelos de programación lineal, modelo de inventarios, modelos de situación y modelos de situación estadísticos.

- Programas de aplicación específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos. Estos programas son muy útiles para la toma de decisiones.

- Una interfaz flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistemas sin requerir de mucha asesoria o capacitación. Un GDSS común puede obtener base datos, pero lo más perfeccionados incluyen base datos y base de modelos, lenguajes complejos de programación e interfaces con software administrativo como hojas de cálculo, graficadores y paquetes estadísticos. De apoyo a los GDSS puede, además, tener capacidad de correo electrónico, conferencias por computadora y de audio y videoconferencias.

RECURSOS HUMANOS

Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, a un operador de GDSS y aun facilitador, quien se encarga de controlar el desarrollo de la junta. En ese punto es importante delimitar el rol del operador y del facilitador en este proceso:

El operador de GDSS es una persona que conoce el paquete, sabe como funciona y como operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del paquete de software.

Por su parte el facilitador conoce el potencial del paquete que se esta utilizando y mantiene una posición neutral respecto al grupo, ya que es quien guía a los miembros del proceso que se realiza. Debe mantenerse al grupo concentrado en el objetivo de la junta y ayudar a que se logra la comunicación efectiva. Antes de realizar el proceso de toma de decisiones debe realizar una junta con el líder del grupo que tomara la decisión para definir los objetivos de la junta, las características de los miembros del grupo, los problemas que puedan presentarse y la información que se requiere. En ocasiones, el operador y el facilitador de la toma de decisiones son la misma persona.

Roles de las distintas personas que participan en las reuniones grupales

- LIDER O FACILITADOR: El líder es el facilitador del proceso, es quien da instrucciones y dirige el funcionamiento del grupo. También puede ser el responsable de lograr ciertos objetivos durante las sesiones de trabajo, como planear y preparar las reuniones con anticipación, clarificar las ideas que se expondrán durante las sesiones, ya que debe ayudar a la comprensión de todas las propuestas, sugerencias, etc.

- SOLICITANTE (jefe o encargado del grupo): Ésta es la persona que solicita la reunión. Su rol es esencial para definir los objetivos de las reuniones de trabajo y seleccionar las actividades que se ejecutarán durante la sesión de toma de decisiones. Cabe mencionar que en ocasiones, el líder y el solicitante puede ser la misma persona.

- PARTICIPANTES: Son todas las personas que forman parte del equipo de trabajo. Su rol principal es recolectar y proveer información a la junta, para apoyar el cumplimiento del objetivo planeado para el grupo, lo cual normalmente se logra debido al conocimiento y experiencia que ellos tienen del problema planteado.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos de que consta un GDSS son los que facilitan el uso eficaz y la operación de la tecnología de los sistemas por parte de los miembros del grupo. Los procedimientos pueden referirse al uso del hardware y software e incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta.
En la siguiente figura puede observarse un modelo de un GDSS que incluye los componentes mencionados anteriormente:

A continuación se ilustra las diferentes fases por las que atraviesa una típica reunión de toma de decisiones grupal:

Fases por las que atraviesa una típica reunión de toma de decisiones grupal:

GENERACIÓN DE IDEAS

Este es un proceso divergente diseñado para generar una lista diversa de posibilidades para un problema en particular. Requiere de la creatividad e iniciativa de los involucrados, con el fin de obtener nuevas ideas o ideas ya existentes analizadas con otro enfoque. Un ejemplo es la lluvia de ideas.

ORGANIZACIÓN DE IDEAS

Por el contrario, éste es un proceso netamente convergente, que se lleva a cabo con el fin de depurar la in

iformación obtenida en la etapa anterior y darle algún orden lógico o definido.

EVALUACIÓN DE IDEAS

El propósito de esta etapa es determinar el grado de consenso de un conjunto de alternativas. Es común que los grupos se constituyan con el fin de discutir, analizar, argumentar y evaluar alternativas de solución; es decir, se pretende obtener consenso sobre los temas tratados por el grupo. Un ejemplo es la votación del grupo sobre un plan de negocio.

ANÁLISIS Y EXPLORACIÓN

Esta fase tiene por finalidad clarificar y desarrollar un lenguaje común con las ideas generadas por el grupo, es decir, de asegurar que todos los miembros del grupo tengan el mismo nivel de comprensión de las ideas y decisiones tomadas.

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El manejo de los datos es muy importante para que todo proceso cooperativo sea documentado. Por ello, básicamente esta fase consiste en administrar los reportes y documentos utilizados en las sesiones grupales para uso posterior